大和市で建設業の会社設立をお考えなら設立後のサポートも手厚い【こぐれ会計事務所】へ～『電子帳簿保存法』はまず何から着手するか～
インボイス制度と並んで注目されているのが電子帳簿保存法です。
電子帳簿保存法は2021年に改正され2022年に施行されましたが、円滑な移行のための準備期間ともいえる2年間の猶予期間が設けらました。
その準備期間も2023年12月で終わり、来年からは本格的にスタートします。
これから準備を始める方もいらっしゃるかと思いますので、どんなことから始めていけばいいのかポイントをまとめました。
取引の方法を整理する
事業の中で電子データでのやり取りをどのくらい行っているのか整理しましょう。
電子取引については以下のようなものが含まれます。
・メールやWebで請求書や領収書を受領している
・Web発行やペーパレスFAXで電子データを受領している
・EDI取引（専用回線を使ったやりとり）をしている
・電子契約をしている
今までメールで受け取ったものを印刷して保管しているケースも少なくなかったと思うのですが、電子帳簿保存法の中では電子取引における取引情報は電子取引として保存しておく義務が発生します。
また、インボイス制度と合わせて考えていく必要もありますので、仕入に係るものは適格請求書でなければ消費税の仕入控除対象外となってしまいます。
これまでだとカードで決済したものはカードの引落明細のみで内容が分かるものもあったかもしれません。
しかし、例えば電話代の中には適格請求書にあたる金額以外、電話機本体代の割賦分等が含まれていることもしばしばあります。
その明細も最近ではWebで確認するものが多いと思うのですが、それ自体を電子取引として保存義務が発生してくるのです。
まずはどの取引が電子帳簿保存法の義務規定に該当するのかを把握することが大切です。
保管方法を決める
受領した電子データについては、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態で保存しておかなければなりません。
小規模で事業をされている場合には取引から経理まで一人でされているかもしれませんが、事業が大きくなるにつれ経費を使う方と契約する方、経理をする方など担当が分かれていくことも多くあります。
すべての電子取引について検索できるよう、保存場所をどこにするのか、誰が検索できる状態にするのか、など事前に決めておきましょう。
改ざん防止の措置を講じる
最後に、データの真実性を担保するため措置改ざん防止措置を講じましょう。
国税庁の指針では、方法としては次の４つが挙げられています。
・タイムスタンプが付されたデータを受領する
・受領したデータに速やかにタイムスタンプを押す
・データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを受領して保存する
・不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する
タイムスタンプや改ざん防止のシステム導入が推奨されていますが、コスト的にも導入するのは難しい事業者も多くあります。
その場合は、事務処理規定を作成しましょう。
国税庁のHPこちらにサンプルが載っています。
インボイス制度に加え電子帳簿保存法への対応となると、今後事務処理が増えていくのは間違いないでしょう。
増えていく事務処理に頭を抱える事業者様も多くいらっしゃいます。
起業後の各所への届出から日々の入力、決算もサポートも行っている【こぐれ会計事務所】までお気軽にご相談ください。
