座間市で会社設立ならIT業界から建築業界まで幅広い業種のサポートを行ってきた【こぐれ会計事務所】まで～『電子帳簿等保存制度』保存が必要な電子取引とは～
令和4年1月1日に施行された電子帳簿等保存制度。
電子帳簿等保存/スキャナ保存/電子取引データ保存の3つの制度がある中でも、多くの事業者で今後対応が必要となるのが「電子取引データ保存」です。
令和6年1月からは必要となる保存要件に従った電子データの保存。
今回はこの「電子取引データ保存」の中でも、どんなデータが電子データに該当するのか、という点に絞って説明を行います。
電子取引とは
請求書・領収書・契約書・見積書などに関するもので、紙でやり取りしていた場合に保存が必要な情報が含まれる電子データが該当します。
具体的には、EDI取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含む）、インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引等をいいます。
受け取った場合だけでなく、送った場合についても保存が必要です。
保存についてはPDFやスクリーンショットに変換して保存も可能です。
取引情報にかかわる電磁的記録は、それぞれハードディスク、コンパクトディスク、DVD、磁気テープ、クラウド（ストレージ）サービス等に記録・保持する必要があります。
電子取引データの具体例
電子メールで本文または添付ファイルで請求書や領収書等のやり取りをした場合や、WEB上で行った備品等に関する領収証に相当する情報がサイト上のみで表示される場合には、それぞれの電子データを保存する必要があります。
クレジットカードの利用明細データや、スマートフォンアプリによる決済データ等も該当します。
また、従業員が経費等を立て替え、その取引が電子データだった場合も会社としての電子取引に該当するため保存が必要です。
ほかの例も見ていきましょう。
例① 業務上必要なアプリをスマトフォンで購入
利用明細等を受領する行為が電子取引に該当します。
従来、購入画面を印刷して保存していたケースも多かったかと思いますが、今後は電子データに該当するため、出力画面を紙で保存することは認められません。
また、紙に出力したものを再度スキャン保存することも認められません。
例② インターネットバンキングを利用した備品代の振込
取引情報の正本が別途郵送されるなどといった事情がない限り、金融機関の窓口で振込等を行ったとした場合に受領する書面の記載事項（振込等を実施した取引年月日・金額・振込先名等）が記載されたデータを保存する必要があります。
電子取引データを受領して保存の義務が発生しないのは、書面にて電子データと同一の内容が届く場合や、書面を正本として取り扱うことが取り決められている場合です。
電子データと書面の内容が異なる場合や、書面の内容を補足する内容が電子データに含まれている場合は書面と電子データのどちらも保存する必要があります。
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